GTD: o que mudou no último mês

Essa é uma série de posts que conto sobre a minha implantação e adaptação ao método GTD, desenvolvido pelo norte-americano David Allen e publicada no livro Getting Things Done (“A arte de fazer acontecer”). Para acompanhar a série, basta clicar na tag “Minha experiência com o GTD“.

Foto: Reprodução / Pinterest
Foto: Reprodução / Pinterest

Fiz o meu último post sobre GTD no dia 8 de novembro. Quer dizer que já faz quase um mês que não compartilho mais nada sobre a minha experiência com o método. De lá pra cá algumas coisas mudaram e é isso que vou contar para vocês hoje.

Para quem tem lido meus posts com alguma frequência deve ter percebido que desde que o GTD entrou na minha vida virei uma completa viciada em assuntos sobre produtividade/organização. Por isso, a cada dia mudo um pouco a minha maneira de usar o método e vou deixando-o mais com a minha cara.

Terminei de ler o livro do David Allen e percebi que ele é bastante fechado em relação ao seu método e isso não me agrada. Gosto de dar a minha cara para as coisas e é assim que tenho feito com o GTD. A cada dia ele ganha o meu jeito, vou alterando para deixá-lo mais prático e que funcione melhor para as minhas necessidades.

Acabei de definir, por exemplo, que não preciso ter uma agenda, como o Google Calendar. Percebi que estava deixando de lado e não estava mais tendo tanta importância. Como quase não tenho compromisso, acho que a agenda acaba perdendo a sua importância.

No entanto, para não me esquecer da data dos compromissos, indico no Todoist o dia que tenho que fazer algo. O aplicativo deixa que a gente marque o dia e a data do compromisso e, inclusive, pode te mandar alertas tanto pelo celular quanto no e-mail.

Sobre o Evernote, ele continua sendo um aplicativo fantástico e que me ajuda cada dia mais a organizar tudo que preciso. Gosto muito de gerenciar minhas pautas das matérias que escrevo nele, de anotar ideias para posts futuros, guardar para referência sites, pdfs, livros, etc. Além disso, ele é um tremendo suporte para as minhas revisões semanais. É nele que consigo priorizar minhas tarefas para depois passar diariamente para o Todoist conforme o que designo para o dia (falarei mais sobre isso em um post futuro sobre revisão semanal).

Tenho adotado uma lógica de guardar a menor quantidade de papel possível. Sempre que posso dou uma olhada em meus papéis e vejo se preciso jogar algo fora. Não vale a pena ficar guardando papel sem necessidade. O que fico com dúvida se pode ter alguma utilidade algum dia, tiro foto e mando para o Evernote. O restante dos papéis ficam armazenados no meu lindo fichário.

Estou tentando entrar na ideia do minimalismo de que o menos é mais e tenho jogado o máximo de coisas possíveis fora. Livros que tenho digitalizados, por exemplo, não estou tendo dó e estou eliminando todos, até porque não tenho lugar para mais livros e como quero comprar novos, preciso de espaço. Sigo o que a Thais disse em seu livro: se não tiver espaço para guardar, não compre até achar um lugar. Já deixei programado para as minhas férias limpezas em meus armários e minha escrivaninha, quero jogar tudo que não tem utilidade fora.

Para realizar as tarefas, tenho utilizado o método Pomodoro e tem surtido um efeito muito bom. Tenho me concentrado muito mais e realizado mais coisas em menos tempo. Como ele dá um intervalo de cinco minutos a cada 25, acabo realizando atividades banais e de rotina durante esses 5 minutos, como arrumar algumas roupas que estão fora do armário, ler algum pequeno trecho de um livro, olhar algum site, responder What’s, etc.

Para controlar o tempo, tenho utilizado o aplicativo DropTime. Ele é ótimo porque deixa marcadinho quanto tempo você produziu no dia e isso é um bom controle para saber se estamos dedicando tempo suficiente para fazer as nossas atividades. Mas só tenho controlado o tempo para atividades que demandam mais concentração, como fazer uma matéria ou estudar algo para o mestrado. O restante deixo o tempo mais livre e me permito algumas distrações sem tempo pré-determinado.

Resumo do GTD

Foto: Reprodução / Pinterest
Foto: Reprodução / Pinterest

Acho que é isso, resumidamente faço assim:

  1. Nas sextas-feiras faço uma bela de uma revisão semanal apontando as prioridades para a próxima semana e organizando o meu sistema, ou seja, eliminando notas desnecessárias, esvaziando a caixa de e-mails e anotando as ações, etc;
  2. Diariamente, às vezes na noite anterior ou logo quando acordo, anoto no Todoist o que quero fazer no dia. Também se aparece algo de novo, jogo no Todoist que ele manda automaticamente para o Evernote como uma nota nova;
  3. No Todoist indico o que é mais prioritário para o dia e vou realizando o que tenho de mais importante para aquele dia;
  4. Todo dia dou uma checada no Evernote para arrumar as minhas notas e deixar tudo organizado. Também indico o andamento dos projetos e do que planejei para a semana;
  5. Para realizar as tarefas, ligo meu timer no Pomodoro e vou fazendo até terminar a minha meta diária, seja de leitura, escrita ou qualquer coisa que tenho que fazer.

Sempre que tiver mudado algo no meu uso do GTD volto aqui para compartilhar com vocês, combinado? Mas, conforme vou me adaptando ao modo e fazendo ele funcionar do meu jeito, as mudanças acabam ficando mais esparsas.

Como tem sido sua implementação do GTD? Não deixe de compartilhar coma  gente!

20 dias com o GTD: o que mudou?

Essa é uma série de posts que conto sobre a minha implantação e adaptação ao método GTD, desenvolvido pelo norte-americano David Allen e publicada no livro Getting Things Done (“A arte de fazer acontecer”). Para acompanhar a série, basta clicar na tag “Minha experiência com o GTD“.

Foto: Reprodução/ Pinterest
Foto: Reprodução/ Pinterest

Pois é, já fazem 10 dias desde aquele enorme texto em que contava sobre a aplicação do método de organização, Getting Things Done (GTD), na minha vida. O que mudou de lá para cá é o que vou contar nesse texto.

Primeiro, preciso falar que tudo que envolve o GTD é complexo e sua aplicação é gradual e lenta. Não adianta ter pressa, aos poucos vamos pegando o jeito e o método acaba ficando mais natural em nossas vidas, assim como vamos o adaptando as nossas necessidades.

Desde que tive o primeiro contato com o GTD passei a ler muita, mas muita coisa a respeito tanto do método quanto sobre produtividade e organização e, por isso, venho tentando aperfeiçoar minha vida com o que tenho aprendido.

GTD: vale a pena insistir

Como já dito, o método é bastante complicado e, mesmo depois de 20 dias com ele, ainda sinto muitas dificuldades em vários passos, mas também sinto que tenho melhorado a cada dia. O meu pior problema é planejar a longo prazo, o que acredito ser a principal vantagem desse método de organização em relação aos outros.

Tenho planos, tenho metas, mas não consegui ainda passar para o papel. Nesses vinte dias iniciais minha vida esteve bastante atribulado com várias tarefas urgentes/importantes para serem feitas, por isso trabalhei muito no imediatismo e acho que isso não é bom.

Mas, acredito que a partir da semana que vem a minha vida estará mais tranquila e conseguirei trabalhar melhor nesse sentido e melhorar no quesito de planejamento. Só tenho certeza, e cada dia mais, que vale a pena insistir no GTD. Quero muito chegar ao ponto que olharei para trás e verei como minha vida está diferente e organizada.

Por que é importante se organizar?

Estava lendo os capítulos iniciais do livro da Thais Godinho e ela fala que se organizar tem mais a ver com realização pessoal do que com bitolação. Que se organizar não precisa ser nada exagerado que não deixe as coisas naturais acontecerem, mas que dá sentido para tudo o que você faz. E é por isso que pretendo ser uma pessoa organizada.

Quero cada dia mais ter um caminho certo a seguir e saber quais passos tenho que dar e é essa a intenção do GTD. Ele não é só para nos organizarmos diante das tarefas do trabalho, dos compromissos, mas é um método para nos transformar em pessoas mais seguras, mais criativas e mais ativas. Então, sendo assim, quem é que não quer ser uma pessoa organizada?

Foto: Reprodução/ Pinterest
Foto: Reprodução/ Pinterest

O que mudou de 10 dias para cá

Tenho a cada dia compreendido melhor o que é o método e como posso utilizá-lo de uma maneira eficiente para a minha vida. No post em que falo sobre as dicas de produtividade  apontei algumas das atividades que tenho adotado para melhorar a minha produtividade. Algumas tem a ver com o GTD, outras são apenas dicas que fazem realmente a produtividade melhorar, como se focar na tarefa e deixar o Facebook fechado.

Mas, o Todoist, por exemplo, é algo que tem me ajudado bastante com o GTD. Coloco nele, todas as minhas tarefas que pretendo realizar no dia e também as tarefas mais urgentes que vão chegando para serem realizadas. Gosto do aplicativo porque ele tem uma ferramenta que controla a nossa produtividade e, para mim, é um ótimo incentivador.

Evernote continua sendo o aplicativo mais lindo que já existiu, mas ainda acho que não consigo explorar todas as potencialidades dele, por isso, tenho lido bastante a respeito. Assim que achar que estou com um conhecimento adequado da ferramenta, prometo fazer um post só dele, falando sobre todas as maravilhas que ele faz.

Já o Google Calendar continua sendo a minha agenda. Pensei em trocar para a agenda da Apple, mas acabei desistindo porque ela não oferece algumas funcionalidades que acho interessante no Google Calendar. No entanto, tenho mudado um pouco a minha forma de interagir com ela. Falei no primeiro post que tentava programar todo o meu dia e que não era isso que o GTD orientava. Por isso, estou tentando me adaptar a forma que o GTD diz para ser feito e só marcando na agenda o que é compromisso com data marcada. Isso deixa o meu dia mais flexível, mas também abre brecha para procrastinação e distração. Mas, tenho tentado, vamos ver como será os próximos dias.

Em relação aos papéis tenho deixado de lado o meu planner e concentrado tudo no Todoist e no Evernote. Percebi que estava gastando muito tempo com o planner e que não tinha um efeito interessante. Tenho pensado em outras formas de organizar esse planner que possam ser mais coerentes com as minhas necessidades e com o método. Se fizer algo até a nossa próxima atualização, compartilho com vocês.

Mas o fichário tem funcionado super bem e deu fim aos meus papéis jogados pelo quarto. Além de ser ótimo para guardar receitas médicas, pedidos de exame (estou naquela fase do ano de fazer exames de rotina).

Agora o que passei a aplicar de maneira efetiva e percebi que é uma maravilha e super necessária para fazer o método dar certo é a revisão semanal. É nesse momento que paramos e alisamos tudo o que está em andamento, em que podemos focar mais nas próximas semanas e analisar o andamento da semana que passou. Todo mundo que tem o GTD como método de organização fala da importância da revisão semanal e, com as ótimas revisões que fiz nessas últimas duas semanas, percebi que realmente é importante e fundamental para o método dar certo e evoluir.

Ainda não terminei de ler o livro do David Allen, tenho achado um pouco desinteressante. Não sei se é porque já li muita coisa sobre e o que tenho lido no livro parece mais enrolação do que me fazer aprofundar no assunto ou se é a parte em que estou. Mas persistirei e pretendo terminar logo.

Bem, acho que por hoje é só. Continuarei sempre que possível trazendo atualizações da minha rotina com o GTD. Primeiro porque gosto de ler e perceber o quanto evolui (ou não) e segundo que é a possibilidade que tenho de compartilhar com vocês esse método maravilhoso e que tem mudado a minha vida.

Você começou a usar o GTD? Como tem sido suas impressões iniciais?

Meus primeiros 10 dias usando o GTD

Foto: Reprodução/ Pinterest
Foto: Reprodução/ Pinterest

Foi em uma noite de quarta-feira, mais precisamente dia 15 de outubro, que tive o meu primeiro contato com o GTD. A história começa quando em uma das minhas aulas de Estágio Docência recebi a notícia que teria que ministrar uma aula de quatro horas na próxima semana sobre Pós-Modernidade. Já encarei a labuta de ser professora em uma universidade por seis meses e, por isso, sabia que uma semana para preparar uma aula sobre uma temática nova seria pouco tempo.

Ainda teria compromissos pessoais, profissionais e uma dissertação para escrever algumas páginas. Resumidamente, a semana seria cheia e, se bobeasse, não daria conta de fazer tudo. Chegando em casa, quase 23h, lembrei do blog Vida Organizada. Havia ouvido falar porque sua dona acabara de lançar um livro e me deu um estalo de que era uma organização que precisava para encarar os dias que teria pela frente.

Dito e feito, achei a chave que precisava para enfrentar a semana sem (muitas) neuras. Na verdade fiquei louca de nervosismo e ansiedade porque além de dar aulas, seria avaliada pelo professor da disciplina, muita responsabilidade para pouco tempo de dedicação. Vale a pena eu dizer aqui que sou perfeccionista e me cobro demais, por mais que tudo esteja perfeito sempre acho que está tudo uma merda (e às vezes está mesmo). Mas, com certeza, foi muito mais fácil e organizado de encarar do que se não tivesse começado a aplicar o GTD.

Mas o que é o tal do GTD?

Quero fazer um post bem lindo explicando certinho o que é o GTD, mas para isso eu preciso me informar muito mais sobre o assunto. Para vocês não ficarem perdidos, eu resumo aqui: GTD é sigla para Getting Things Done (A arte de fazer acontecer – no português abrasileirado) que é um método de organização apresentado por David Allen no livro homônimo.

Para quem quiser saber um pouco mais antes de eu contar aqui, sugiro que entrem no blog da Thais Godinho (Vida Organizada) ou comprem o livro do próprio David Allen. Também há o site do centro de treinamento em GTD, Call Daniel, que possui algumas informações sobre o método (inclusive um e-book gratuito com os passos iniciais para a implementação).

Obs. importante: O livro do David Allen varia bastante no preço, por isso sugiro que vocês comprem apenas quando ele estiver na casa dos R$26 (claro que se não quiser desperdiçar dinheiro).

Chega de história e vamos para a ação…

Continuar lendo